Jokainen koulu, oppilaitos tai useammalla paikkakunnalla toimivan yrityksen toimipiste on perustettava Novaan erillisenä oppilaitoksena. Tämä johtuu siitä, että käytössä oleva oppilaitoksen koosta riippumaton hinnoittelumalli perustuu siihen, että lisenssit hankitaan koulu- ja toimipistekohtaisesti.
Hinnoittelu- ja lisenssimalli on pyritty pitämään mahdollisimman yksinkertaisena, jotta palvelun käyttö olisi mahdollisimman selkeää, ja jokainen oppilaitoksen opettaja voisi käyttää kyseiseen oppilaitokseen hankittuja aineistoja helposti.
Jotta väärinkäytöiltä vältytään, jokaisen oppilaitoksen hallinnoija vastaa oppilaitoksen opettajien hyväksymisestä ja listan ylläpitämisestä. Tämä velvollisuus on mahdollista uskottavasti täyttää vain, jos hallinnoijalla välitön käsitys kuhunkin oppilaitokseen kuuluvista opettajista. Tarvittaessa yksittäinen opettaja voi kuulua Novassa useampaan oppilaitokseen, mutta lisenssit ovat tällöinkin oppilaitoskohtaisia.
Jos oppilaitostasi ei ole vielä perustettu Novaan, lähetä rekisteröintipyyntö.